Een HAES HR-professional aan het woord | Aantal managers neemt af

17-06-2016 14:31

Door Christie van Wendel de Joode, A&O psycholoog / HR adviseur

 “Aantal managers neemt af: is dat erg of niet?”staat boven een krantenartikel van BNDeStem van dinsdag 22 september, geschreven door Emiel Poelert met als bron Rob Witjes, manager arbeidsmarktinformatie van het UWV die zijn data van het CBS krijgt.

De reden dat er volgens de heer Witjes minder managers nodig zijn: bedrijven zijn hervormingen gaan doorvoeren vanwege de crisis en hebben werkprocessen tegen het licht gehouden waardoor ze efficiënter, effectiever en slimmer zijn gaan werken.

Volgens hem wordt er veel verwacht van de managers die wél hun baan behouden: ze worden manager nieuwe stijl en dit houdt in dat ze een persoon moeten zijn vertrouwen heeft in de medewerkers en hen verantwoordelijkheden geeft. Meer sturen op output, de toegevoegde waarde van de medewerker en het stimuleren van flexibiliteit. Dit zou bevorderd worden door de technologische mogelijkheden.

Voor zover de conclusies die getrokken zijn door de heer Witjes, laat ik deze bij hem, maar de laatste conclusie is wel interessant: een nieuw type manager die vertrouwen heeft in de medewerkers en hen verantwoordelijkheden geeft. Maar er zijn minder managers. Wat is dan de zogenaamde span of control voor deze manager, ofwel hoeveel mensen moet hij/zij (er zijn ook meer vrouwelijke managers staat in hetzelfde krantenartikel te lezen) managen? Er zijn minder managers, dus misschien wel twintig mensen? 

In één van mijn studieboeken ( Handboek managementvaardigheden, Robert E. Quinn, Sue R. Faerman, Michael P. Thompson, Mirchel R. McGrath 3de editie 2005) staat over wat een manager als span of control kan hebben het volgende : “het antwoord is niet eenduidig en kan verschillen al naar gelang de personen in kwestie. Het principe gaat er van uit dat het moeilijker wordt individuele inspanningen te controleren en te coördineren naarmate het aantal personen dat aan een manager rapporteert toeneemt. De grootte van de span of control is van invloed op de organisatiestructuur. Bij een gegeven aantal werknemers zal het aantal niveaus in de hiërarchie van een organisatie toenemen als de span of control afneemt. Er zijn dan meer managers nodig, wat leidt tot meer niveaus in de hiërarchie.  Omgekeerd geldt dat er minder managers nodig zijn als de span of control groter is, wat leidt tot minder niveaus in de hiërarchie”.

Het laatste is kennelijk gebeurd, waarbij je er van uit kunt gaan dat managers meer mensen te managen hebben. Nu zijn er op het moment ook veel HR-afdelingen gereorganiseerd. En nu spreek ik uit eigen ervaring: veel van mijn HR-administratieve handelingen zijn nu aan lijnmanagers gekoppeld, want hoe je het ook draait of keert, er moeten zaken vastgelegd worden ook al is er minder controle en coördinatie nodig van medewerkers. De werkgever wil toch graag weten hoeveel vrije dagen zijn medewerkers nog hebben, hoe het met het ziekteverzuim zit, of medewerkers wel of niet functioneren in hun functie, welke trainingen gedaan moeten worden, het hoger management die mooie excel sheets toestuurt om bij te houden en ook nog een accesbestand, verder het bestand van het urenregistratiesysteem, volgsysteem van de Arbodienst want daar moet je zeker niet mee uit de pas lopen bij langdurig zieke medewerkers. Bestandjes om vrije dagen bij te houden per medewerker, want je bent nu verplicht om alle atv, vrije en buitengewoon verlofdagen goed bij te houden, want dagen gingen toch echt vervallen als je deze niet opnam. Er waren collega’s bij wie je echt moest aandringen om dagen op nemen. “Wat moet ik thuis doen? was dan het antwoord. Maar dan stonden de vrije dagen op de balans op het einde van het jaar en was de werkgever niet blij.

Ik weet niet of voorgaande herkenbaar is, maar ik vraag me af of de lijnmanagers hun werkzaamheden nog wel binnen een normale werkweek afkrijgen. Ze hebben tenslotte nog andere werkzaamheden naast het managen van hun personeel. Volgens mij heb je gewoon geen tijd meer om medewerkers te controleren en moet je ze maar vertrouwen en hopen dat ze hun eigen werk kunnen coördineren (je wordt automatisch manager nieuwe stijl!). Ik herinner me dat het al een crime voor ze was om de beoordelingen van hun medewerkers op tijd af te krijgen of er überhaupt aan te beginnen. Ik had daar een coördinerende taak in en ik hoor ze nog zuchten en kreunen: “nu alweer?!”

Gelukkig voor hun gaan er steeds meer stemmen op om ook de beoordelingen af te schaffen en een algemene beoordeling te geven. Maar hoe bepaal je dan of de juiste persoon ook wel de juiste werkzaamheden doet? Met andere woorden: heb je de mensen met de juiste competenties in de juiste functie voor je werken? En hebben ze voldoende kennis, bewustzijn en de juiste houding om hun taken ook goed uit te voeren en moet je dit niet trainen en/of zelfs periodiek trainen?

Mijn conclusie is dat het bordje voor managers wel erg vol is. En dat je als bedrijf een goed volg- en administratiesysteem moet hebben om dit allemaal in de juiste banen te leiden, zoals ook vermeld wordt in het aangehaalde artikel. Geen tig verschillende bestanden waarin je hetzelfde vastlegt maar dan anders, want dat lijkt mij niet efficiënt.

Verder brengt werken met mensen een diversiteit van functionaliteiten met zich mee, interpretatie van het arbeidsrecht (want er is altijd wel ergens jurisprudentie), Wet verbetering Poortwachter, formeren van teams, het bepalen van competenties, het juist vastleggen van de gegevens, functieschalen, ontslag (want je hebt zo problemen met het UWV), het voorkomen of oplossen van conflicten, vastleggen van protocollen, vrije dagen, CAO…… Goed, het is niet allemaal tegelijk natuurlijk en soms bof je als werkgever dat je geen zieken hebt en doet iedereen gewoon zijn/haar werk, maar als het fout gaat met één, twee of meerdere medewerkers, dan kan het - ondanks alle efficiency die je verzonnen hebt om met minder managers het werk te doen - toch nog veel geld gaan kosten omdat zaken niet goed vastgelegd zijn of omdat je de kennis en ervaring niet (meer) in huis hebt.

Er zullen altijd situaties zijn waarin het volgen van één principe van efficiency (en/of besparing) leidt tot strijdigheid met het andere principe. Bij besluiten die op basis van een compromis genomen worden, kijkt men naar de algehele missie van de organisatie om vast te stellen welk efficiencyprincipe die missie het meest ondersteunt. Een efficiency-maatregel die vrijwel altijd ondersteunend is, is een HR-softwarepakket waarin alle data eenduidig opgeslagen worden, met een scala aan rapportagemogelijkheden waarmee je in één oogopslag kunt zien hoe het gaat met het personeel. 

Deel dit bericht

Wij werken voor: